特定事業所加算の必須要件！情報伝達・報告体制の整備方法と書類作成術と監査で指摘されない！サ責と従業者間の情報共有体制を“見える化”する方法
行政書士法人檀上事務所
1. はじめに
特定事業所加算の要件のひとつに、**「サービス提供責任者と従業者との間の情報伝達及び報告体制を整備していること」**があります。
これは単に口頭で指示をしているだけでは不十分で、文書や図表で“整備していることがわかる”証拠が必要です。
監査・実地指導では、この部分の証拠不足で減算や加算取り消しになるケースもあります。
2. 情報伝達・報告体制の書類に求められるポイント
- サ責から従業者への指示系統が明確になっている
- 従業者からサ責への報告ルートが明確になっている
- 緊急時の連絡体制も明示されている
- 定期的なミーティング・ケース会議・個別面談の実施が分かる記録がある
- 体制図と運用ルールの両方が揃っている
3. 書類作成の手順
STEP1：体制図（フローチャート）の作成
- サ責 → 従業者への指示系統を矢印で表示
- 従業者 → サ責への報告ルートも矢印で表示
- 緊急時は管理者・責任者への直通ルートも明記
- 電話・メール・チャット・業務日誌など、連絡手段も記載
STEP2：運用ルールの文章化
例：
当事業所では、サービス提供責任者は毎日の業務開始前・終了後に従業者との情報共有を行い、記録簿に記載する。緊急時は即時電話連絡し、同時に事故報告書を作成する。月1回は事例検討会を開催し、記録を保管する。
STEP3：記録様式の準備
- 日々の情報共有記録表（誰が、いつ、何を共有したか）
- 月例会議・ケース会議の議事録フォーマット
- 緊急連絡対応記録書
STEP4：証拠性を高める運用
- 会議の出席者署名
- チャットやメールの場合はスクリーンショット保存
- 紙・電子どちらでも構わないが保管期間を設定（例：5年間）
4. 実務上の注意点
- 「口頭でやってます」では監査で通らない
- 体制図とルールは必ずペアで提示できるようにする
- 実施記録と計画書の内容を一致させる
- 外部研修や新規利用者対応時は必ず情報共有記録に残す
5. 行政書士法人檀上事務所のサポート内容
- 特定事業所加算用「情報伝達・報告体制」雛形作成
- 事業所の業務フローに合わせた体制図カスタマイズ
- 運用ルールと記録様式セットの提供
- 実地指導対応の書類整理サポート
6. まとめ
情報伝達・報告体制の整備は、加算取得だけでなくサービス品質の安定にも直結します。
書類は「作る」だけでなく「運用して証拠を残す」ことが重要です。
体制を見える化することで、利用者・職員・行政の信頼を同時に高められます。
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